Hướng dẫn thực hiện ngoại kiểm

Thông báo ngoại kiểm: Xem chi tiết tại đây

Quý đơn vị tham gia nhóm hỗ trợ phần mềm ngoại kiểm theo đường link: Zalo Hỗ trợ EQA QCCUMP

hoặc quét mã QR:

Để triển khai các chương trình ngoại kiểm một cách đồng bộ và chính xác, khi tham gia các chương trình ngoại kiểm do Trung tâm Kiểm chuẩn triển khai các đơn vị vui lòng tuân thủ theo các bước sau:

Bước 1: Đăng ký tài khoản và khai báo thông tin

(Đơn vị đã có tài khoản vui lòng bỏ qua bước này)

Đơn vị tham gia vui lòng đăng ký 2 bậc tài khoản bao gồm: tài khoản Bệnh viện (tài khoản bậc 1) và các tài khoản Khoa/phòng xét nghiệm (tài khoản bậc 2) cụ thể như sau:

• Đơn vị truy cập website quản lý ngoại kiểm: http://eqa.ump.edu.vn
• Đơn vị đăng ký tài khoản Bệnh viện (tài khoản bậc 1)
• Tiếp theo Đơn vị đăng ký tài khoản khoa/phòng xét nghiệm (tài khoản bậc 2) và khai báo thông tin thiết bị, phương pháp.

Quý đơn vị truy cập đường link: Youtube QCCUMP

Hoặc quét mã QR để xem hướng dẫn:

 

Lưu ‎ý:

• Trường hợp đối với những đơn vị có nhiều khoa xét nghiệm, vui lòng liên hệ trực tiếp Trung tâm để được hướng dẫn.
• Sau khi đơn vị tạo và gửi phiếu đăng ký online, Trung tâm sẽ xét duyệt và phản hồi qua hệ thống phần mềm.
• Sau khi phiếu đăng ký được duyệt, Trung tâm sẽ tiến hành tạo hợp đồng và phản hồi qua hệ thống phần mềm.
• Tên khoa phòng không thể thay đổi nếu đã được Trung tâm phê duyệt vì vậy đơn vị lưu ý cách đặt mã khoa phòng như sau:

Tên khoa	Cách đặt mã
Khoa Xét nghiệm	Mã đơn vị + LAB
Khoa Hóa Sinh	Mã đơn vị + CHE
Khoa Huyết học	Mã đơn vị + HEA
Khoa Vi sinh	Mã đơn vị + MIC
Khoa Truyền máu	Mã đơn vị + BTR
Khoa Tiếp huyết	Mã đơn vị + BSD
Khoa Sinh học phân tử	Mã đơn vị + MBD
Khoa Giải phẫu bệnh	Mã đơn vị + PAT
Khoa Hóa Sinh + Huyết học	Mã đơn vị + BHD
Khoa Hóa Sinh + Vi sinh	Mã đơn vị + BMD
Khoa Huyết học + Truyền máu	Mã đơn vị + HBD
Khoa Tế bào gốc	Mã đơn vị + SCD
Khoa Ký sinh trùng	Mã đơn vị + PAD
Cơ sở 1	Mã đơn vị + CSA
Cơ sở 2	Mã đơn vị + CSB
Cơ sở 3	Mã đơn vị + CSC
Cơ sở 4	Mã đơn vị + CSD

• Địa chỉ email khoa phòng không được trùng với email tài khoản Bệnh viện (Email tạo tài khoản nên dùng email chung của Bệnh viện và khoa/phòng, không dùng email cá nhân)
• Sau khi đã được duyệt phiếu đăng ký và hợp đồng, Đơn vị vui lòng tải phiếu đăng ký và hợp đồng từ hệ thống phần mềm và trình ký lãnh đạo sau đó gửi về Trung tâm theo đúng yêu cầu bao gồm phiếu đăng kí (1 bản) và hợp đồng (5 bản).
• Quý đơn vị vui lòng khai báo đầy đủ và đúng theo thời gian quy định các thông tin thiết bị tham gia ngoại kiểm trước khi bắt đầu thực hiện bước 2.
• Mỗi mã ngoại kiểm (mã EQA) chỉ đăng ký 1 thiết bị tham gia.

Bước 2: Nhận mẫu và tiến hành thực hiện.

• Đơn vị theo dõi lịch thực hiện ngoại kiểm trên website: http://qcc.ump.edu.vn
• Đối với mẫu của chương trình ngoại kiểm QCC-UMP, trước mỗi đợt gửi mẫu Trung tâm sẽ gửi email thông báo gửi mẫu và thời gian trả kết quả cho Đơn vị.
• Đối với mẫu của chương trình hợp tác quốc tế, Đơn vị nhận mẫu trực tiếp từ nhà phân phối.
• Khi bắt đầu đợt ngoại kiểm theo lịch, mẫu ngoại kiểm sẽ được giao cho người nhận theo thông tin đăng ký của Đơn vị trong Phiếu đăng ký tham gia ngoại kiểm.
• Khi nhận mẫu, Đơn vị kiểm tra thông tin, tình trạng và số lượng mẫu nhận.
• Bảo quản mẫu và phân tích mẫu theo đúng “Hướng dẫn bảo quản và phân tích mẫu ngoại kiểm” được Trung tâm gửi qua email cho Đơn vị hoặc trên phiếu hướng dẫn được gửi kèm theo mẫu.

Bước 3: Đơn vị gửi kết quả ngoại kiểm về Trung tâm.

• Đơn vị gửi kết quả ngoại kiểm về Trung tâm theo đúng lịch quy định bằng cách nhập kết quả trên website http://eqa.ump.edu.vn
• Đối với chương trình không nhập kết quả trực tiếp từ website, Đơn vị sử dụng biểu mẫu trả kết quả được đính kèm trong thông báo gửi mẫu trong email trước đó để nhập kết quả và gửi về Trung tâm qua địa chỉ Email: eqa.qcc@ump.edu.vn

Lưu ý:

• Trung tâm sẽ không cập nhật kết quả không đúng thời hạn. Trả kết quả đầy đủ các thông số tương ứng với từng thiết bị mà quý Đơn vị đã khai báo với Trung tâm.
• Đăng ký thiết bị mới, thông tin chỉ được cập nhật sau 25 ngày làm việc.
• Nếu Đơn vị có thay đổi/cập nhật các thông tin khai báo kỹ thuật của Thông số/Phương pháp/Thuốc thử/Đơn vị vui lòng gửi email xác nhận thay đổi thông tin kỹ thuật ngoại kiểm về Trung tâm. Thông tin thay đổi chỉ được cập nhật sau 05 ngày làm việc.
• Đăng ký thêm thông số sau khi đăng ký lần đầu vui lòng gửi email cung cấp thông tin thông số bổ sung về Trung tâm, thông tin chỉ được cập nhật sau 05 ngày làm việc.
• Các thiết bị không trả kết quả trong 6 tháng liên tiếp sẽ bị xóa thiết bị, Đơn vị có nhu cầu sử dụng lại vui lòng gửi mail về trung tâm qua địa chỉ: eqa.qcc@ump.edu.vn, thông tin chỉ được cập nhật sau 25 ngày làm việc.
• Các thiết bị, thông số đăng ký mới vui lòng liên hệ trực tiếp Phòng ngoại kiểm để được hỗ trợ.

Bước 4: Trung tâm gửi bản phân tích kết quả ngoại kiểm.

Đơn vị đăng nhập tài khoản của Đơn vị tại website http://eqa.ump.edu.vn, tải bản phân tích kết quả Ngoại kiểm tại mục kết quả ngoại kiểm.

Bước 5: Phân tích kết quả, tìm nguyên nhân sai số và có hành động khắc phục (nếu có).

Lưu ý: Yêu cầu xem xét lại kết quả đánh giá ngoại kiểm: khi Đơn vị có nhu cầu xem xét lại kết quả đánh giá ngoại kiểm, Đơn vị cần gửi yêu cầu bằng văn bản có chữ ký của Lãnh đạo và đóng dấu của Đơn vị về cho Trung tâm trong vòng 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được bản phân tích kết quả ngoại kiểm trên website. Các yêu cầu xem xét lại báo cáo ngoại kiểm gửi sau thời hạn trên sẽ không được xử lý.

Bước 6: Nhận chứng nhận tham gia ngoại kiểm.

Khi kết thúc chu kỳ ngoại kiểm của một năm, Trung tâm cấp giấy chứng nhận cho Đơn vị theo danh mục các chương trình đã đăng ký và thanh toán chi phí theo quy định. Trung tâm không cấp giấy chứng nhận cho Đơn vị khi chưa thanh toán chi phí theo hợp đồng và tham gia ít hơn 50% số đợt của chương trình.

Thông tin liên hệ chi tiết:

Trung tâm Kiểm chuẩn chất lượng xét nghiệm y học – Đại học Y Dược Thành phố Hồ Chí Minh.

Địa chỉ: 131 Nguyễn Chí Thanh, Phường An Đông, Thành phố Hồ Chí Minh.

• Hỗ trợ đăng ký (Bộ phận Hành chính Tổng hợp): 028 38531058 nhánh 0; 110 và 102.
• Hỗ trợ hợp đồng (Bộ phận Kế toán): 028 38531038 nhánh 103
• Hỗ trợ khai báo thông tin, kết quả ngoại kiểm (Bộ phận Ngoại kiểm): 02838531038 nhánh 104; 106 và 107.

Thông tin về ngoại kiểm liên hệ email: eqa.qcc@ump.edu.vn

Thông tin về hành chính – kế toán liên hệ email: ttkiemchuan@ump.edu.vn